业务处境
合同分散在网盘、邮箱和多个电子签平台，文件名不能可靠说明客户、项目与有效版本。整批拖进新系统后虽然能搜索，仍可能误把草稿当正式文件，或把敏感附件开放给所有员工。
我们的关键判断
先整理来源、业务编号、签署状态与文件关系，无法确认的材料保留待核对标记。签署文件与相关证明材料按原样保留，去重建立关联而不随意删除历史依据。
解决方案怎样落地
导入工具生成文件校验与差异清单，按业务建立合同、版本和附件索引。权限随项目与岗位配置，访问和导出有记录；缺失业务编号、疑似重复和签署资料不完整进入复核。
业务价值与后续演进
团队能够从业务查文件，也能说明资料从何而来、哪些仍待确认。增加新的档案来源时沿同一清点与核对流程接入，让合同库具备长期维护与交接能力。